Regras úteis para excesso de e-mails

Quanto tempo você gasta por dia gerenciando seus e-mails? Eu centralizo todas as minhas contas no Gmail e para isso uso diversos filtros. Tenho mais de 150 marcadores e uns 300 filtros (ou mais). Tudo isso foi construido ao longo dos anos para deixar o processo de gerenciamento o mais rápido possível. Mesmo assim, gasto algumas horas por dia lendo e respondendo e-mails. O fluxo de informação é cada vez maior e a quantidade de mensagens também.

Pensando nesta avalanche de mensagens, Chris Anderson e Jane Wulf criaram o Email Charter e lá publicaram uma série de regras para melhorar a comunicação via e-mail. Isso me fez repensar algumas atitudes. Leia e tire sua conclusões:

• Respeite o tempo do destinatário do e-mail: como remetente, é sua a função de minimizar o tempo que o seu destinatário levará para responder o e-mail;

• Concisão e lentidão: compreenda quando um e-mail demora para chegar e não dá respostas detalhadas. Ninguém quer soar grosseiro, então não leve para o pessoal;

• Clareza: escreva o assunto do e-mail de maneira clara e, se achar necessário, use marcações como "[importante]" ou "[baixa prioridade]";

• Evite perguntas abertas: cuidado com e-mails longos finalizados com questões como "O que você achou?". É melhor fazer perguntas simples e fáceis de responder;

• Corte suas respostas sem conteúdo: você não precisa responder a todos os e-mails. Se seu e-mail é apenas um "legal" ou "está OK", evite enviá-los;

• Diminua os rastros: contexto é importante, mas você não precisa incluir todas as conversas anteriores no e-mail. Tente deixar só as mensagens mais relevantes -as três últimas bastam;

• Evite arquivos em anexo: não use elementos gráficos, como assinaturas que aparecem como arquivos em anexo nos e-mails. Também evite enviar textos como arquivos em anexo;

• Seja claro quando não há necessidade de resposta: se a mensagem que você está enviando não precisa ser respondida, seja claro. Finalize o e-mail com "não é preciso responder";

• Cuidado com as cópias: quando você adiciona uma pessoa em cópia em um e-mail, está multiplicando o tempo que a mensagem levará para ser respondida. Use a opção com cuidado;

• Desconecte-se: idealmente, quanto menos tempo gastarmos com e-mail, menos e-mails receberemos. Considere dosar o tempo dedicado a eles e tire uma folga nos finais de semana.